Die Digitalisierung verändert nicht nur die Art und Weise, wie wir Informationen austauschen, sondern auch die grundlegenden Abläufe in der Verwaltung sozialer Einrichtungen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen und Organisationen, die Leistungen erbringen.
Viele soziale Träger fragen sich daher: Was bedeutet das konkret für uns, für unsere Abrechnungen mit öffentlichen Kostenträgern und für interne Verwaltungsprozesse? Müssen Einrichtungen jetzt sofort E-Rechnungen ausstellen oder empfangen – und welche Vorteile bringt die Umstellung tatsächlich?
In diesem Beitrag erfährst du, was eine E-Rechnung ist, welche gesetzlichen Regelungen ab wann greifen, welche Bereiche sozialer Einrichtungen betroffen sind (und welche nicht), welche Herausforderungen die Umstellung mit sich bringt und wie somedo dabei unterstützt, die neuen Anforderungen effizient umzusetzen.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu PDFs oder gescannten Dokumenten, die lediglich bildlich dargestellt werden können, ermöglicht die E-Rechnung eine automatische Verarbeitung durch Rechnungssoftware. Inhalte können direkt geprüft, weiterverarbeitet und revisionssicher archiviert werden, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.
Die beiden in Deutschland gebräuchlichsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD 2.2, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eine E-Rechnung muss definierte Pflichtfelder enthalten, maschinenlesbar sein und so übertragen werden, dass sie automatisiert verarbeitet werden kann.
Hinweis: Bei E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format bleibt das gewohnte PDF vollständig erhalten. Für den Empfänger sieht die Rechnung genauso aus wie bisher. Zusätzlich enthält sie einen strukturierten Datensatz, der von modernen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen automatisch ausgelesen werden kann. Auch wenn ein Kostenträger oder Geschäftspartner aktuell noch keine E-Rechnung verarbeiten kann, entsteht kein Nachteil: Die Rechnung kann weiterhin wie gewohnt geöffnet, gelesen und geprüft werden.
Die Pflicht zur E-Rechnung basiert auf mehreren gesetzlichen Grundlagen:
Die Einführung erfolgt gestaffelt:
Für soziale Einrichtungen bedeutet das: Auch wenn keine unmittelbare Verpflichtung zur Ausstellung besteht, ist es sinnvoll, sich frühzeitig mit den neuen Standards auseinanderzusetzen und moderne, digitale Prozesse aufzubauen.
Viele Abrechnungen im Sozialwesen sind öffentlich-rechtlicher Natur und unterliegen nicht der handelsrechtlichen Rechnungsstellung. Entsprechend sind große Teile der Abrechnung sozialer Träger von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen.
Nicht betroffen von der E-Rechnungspflicht:
Betroffen von der E-Rechnungspflicht:
Die Einführung von E-Rechnungen bringt dennoch einige Herausforderungen mit sich:
somedo unterstützt soziale Einrichtungen bei der Einführung digitaler Rechnungsprozesse – ohne Bruch bestehender Abläufe.
Die E-Rechnung ist für soziale Einrichtungen zwar nur in Teilen verpflichtend, stellt aber für alle Träger eine sinnvolle Weiterentwicklung dar. Sie schafft Transparenz, reduziert Fehler, steigert Effizienz und macht Verwaltungsprozesse zukunftssicher.
Mit somedo lassen sich gesetzlich erforderliche E-Rechnungen einfach und rechtssicher umsetzen, während bewährte Abrechnungen nach SGB VIII und SGB IX unverändert bestehen bleiben. So nutzen soziale Einrichtungen die Chancen der Digitalisierung, ohne ihre gewachsenen Strukturen zu gefährden.
Die E-Rechnung ist damit nicht nur eine gesetzliche Anforderung – sondern auch eine Chance, Verwaltungsprozesse nachhaltig und praxisnah zu modernisieren.
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