Fachleistungsstunden in der Kinder- und Jugendhilfe: Berechnung, Dokumentation und Abrechnung leicht gemacht

Fachleistungsstunden (FLS) sind essenziell für die Bereitstellung individueller Hilfen in der Kinder- und Jugendhilfe. Ihre Bedeutung erstreckt sich dabei nicht nur auf die praktische Umsetzung pädagogischer Arbeit, sondern auch auf die Planung und Finanzierung durch Jugendämter und Träger sozialer Dienste.  

In diesem Beitrag erfährst Du, was genau der Begriff „Fachleistungsstunde“ umfasst, wie Fachleistungsstunden berechnet und abgerechnet werden und welche Herausforderungen dabei auftreten können. Erhalte einen kompakten Überblick über das Thema Fachleistungsstunden in der Kinder- und Jugendhilfe und entdecke, wie Du diese mit unserer Softwarelösung somedo effizient und fehlerfrei verwalten kannst. 

Inhaltsverzeichnis

Was sind Fachleistungsstunden?

Fachleistungsstunden sind eine zentrale Abrechnungseinheit in der Kinder- und Jugendhilfe und dienen dazu, die verschiedenen Tätigkeiten von pädagogischen Fachkräften zu erfassen. Sie ermöglichen eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der Kosten für erbrachte Leistungen. Eine Fachleistungsstunde wird häufig als zeitliche Einheit von 60 Minuten definiert. Diese Einheit ist eine gängige Grundlage für die Berechnung, kann jedoch je nach Region oder spezifischen Vereinbarungen abweichen. 

Fachleistungsstunde – Direkte und indirekte Leistungen

In der Praxis wird zwischen direkten und indirekten Leistungen unterschieden. 

Direkte Leistungen: Diese Leistungen umfassen Tätigkeiten, die direkt mit den jeweiligen Klient:innen einer Betreuungsperson zu tun haben. Beispiele für direkte Leistungen sind: 
Fachleistungsstunden Jugendhilfe
  • Persönliche Beratungsgespräche mit Kindern, Jugendlichen oder Sorgeberechtigten 
  • Telefonate und schriftliche Kommunikation im Auftrag der jeweiligen Klient:innen, z. B. mit Schulen, Ärzten oder dem Jugendamt 
  • Teilnahme an Hilfeplangesprächen und Teamgesprächen zu Fallbesprechungen 
  • Akquisegespräche oder Gespräche im Kontext der Planung der Hilfe 
  • Unterstützung bei der Antragsstellung oder Organisation von Terminen 

 

Indirekte Leistungen: Diese betreffen Tätigkeiten, die mit der Leistungserbringung zusammenhängen, aber nicht direkt mit den Klient:innen durchgeführt werden. Beispiele für indirekte Leistungen sind: 

  • Dokumentationen von Kontakten (z. B. Erstellung von Berichten und Entwicklungsdokumentationen) 
  • Fahrzeiten zu und von den Einsatzorten 
  • Teilnahme an Supervisionen oder Fortbildungen 
  • Vor- und Nachbereitung von Beratungsstunden, einschließlich Rüstzeiten und organisatorischen Tätigkeiten 
  • Besprechungen zur Fallplanung innerhalb des Teams 

Was ist eine abrechnungsfähige Fachleistungsstunde?

Die Abrechnung von Fachleistungsstunden in der Kinder- und Jugendhilfe ist nicht einheitlich geregelt und hängt von den jeweiligen Vereinbarungen zwischen Trägern und Jugendämtern ab. Grundsätzlich wird eine Fachleistungsstunde als abrechnungsfähig angesehen, wenn sie Tätigkeiten umfasst, die direkt und oftmals auch indirekt mit der Unterstützung der Klient:innen zusammenhängen. 

In einigen Bundesländern wird eine Fachleistungsstunde als 60 Minuten definiert, die sich häufig in direkte und indirekte Betreuungszeit aufteilt, zum Beispiel 50 Minuten direkte Leistungen, wie Beratungsgespräche oder Begleitungen, und 10 Minuten indirekte Leistungen, wie Dokumentation oder Vor- und Nachbereitung. In anderen Bundesländern hingegen kann eine Fachleistungsstunde pauschal nur 45 Minuten umfassen, wobei indirekte Leistungen separat vergütet werden. Diese Vergütung erfolgt oft über einen zusätzlichen Faktor, der mit dem Stundensatz multipliziert wird. 

Tätigkeiten, die üblicherweise nicht abrechnungsfähig sind: 

  • Ausfallzeiten oder abgesagte Termine durch die Klient:innen. 
  • Akquisitionsgespräche, die nicht in direktem Zusammenhang mit einer Fallbearbeitung stehen. 
  • Allgemeine administrative Tätigkeiten ohne spezifischen Bezug zu Klient:innen. 

Hinweis: Die Handhabung von Fachleistungsstunden kann je nach Region variieren, insbesondere was die Abrechnung von indirekten Tätigkeiten oder die genaue Definition von abrechnungsfähigen Leistungen betrifft. Diese können von den jeweiligen Landesrahmenverträgen oder Leistungsvereinbarungen abhängen, die mit den Jugendämtern und Trägern abgeschlossen werden. Daher ist es ratsam, sich bei den zuständigen Stellen zu informieren, um sicherzustellen, dass die spezifischen Anforderungen und Vereinbarungen vor Ort eingehalten werden. 

Berechnung einer Fachleistungsstunde – Wichtige Faktoren im Überblick

Die Berechnung von Fachleistungsstunden ist ein zentraler Aspekt für die Planung und Abrechnung in der Kinder- und Jugendhilfe. Dabei geht es darum, die tatsächlichen Kosten für eine Stunde pädagogischer Arbeit zu bestimmen, einschließlich aller Aufwände, die mit der Leistungserbringung verbunden sind.  

In vielen Fällen kann die Verwaltung und Berechnung dieser verschiedenen Faktoren mit modernen Softwarelösungen effizient unterstützt werden, die dabei helfen, Fehler zu minimieren und Prozesse zu vereinfachen. Erfahre mehr darüber, wie Du somedo zur Optimierung dieser Aufgaben nutzen kannst, im Abschnitt Wie somedo helfen kann. 

Wie kann man eine Fachleistungsstunde berechnen?

Die Berechnung einer Fachleistungsstunde setzt sich aus mehreren Komponenten zusammen, die jedoch je nach Region oder Träger unterschiedlich berücksichtigt werden können:

  • Personalkosten: Gehälter der Fachkräfte basierend auf Tarifverträgen oder individuellen Arbeitsverträgen sowie Personalnebenkosten, wie Sozialabgaben und andere Arbeitgeberverpflichtungen. 
  • Arbeitszeitfaktoren: Hierzu gehören die Bruttojahresarbeitszeit (Gesamtzahl der jährlich geleisteten Stunden) und die Nettojahresarbeitszeit (abzüglich Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Feiertage und Fortbildung). 
  • Overheadkosten: Verwaltungsausgaben wie Miete, Bürobedarf und IT sind nicht immer Teil der Berechnung. Diese können je nach Träger und den spezifischen Vereinbarungen variieren. 
  • Sächliche Ausstattung und Fahrtkosten: Materialien und Reisekosten sind ebenfalls relevante Kostenfaktoren, die je nach Träger unterschiedlich behandelt werden. In manchen Fällen werden diese Kosten separat abgerechnet, in anderen Fällen sind sie bereits im Stundensatz enthalten. 
  • Indirekte Leistungen: Zeiten für Dokumentation, Besprechungen, Supervision oder An- und Abfahrt werden oft pauschal in den Stundensatz einkalkuliert, jedoch nicht in allen Fällen. Besonders bei niedrigeren Sätzen oder spezifischen Trägeranforderungen können diese Leistungen von der Abrechnung ausgeschlossen sein. 
  • Regionale und trägerspezifische Faktoren: Unterschiede in den Lebenshaltungskosten oder besonderen Anforderungen in städtischen versus ländlichen Gebieten können ebenfalls die Berechnung beeinflussen. Diese regionalen und trägerspezifischen Unterschiede werden häufig in den jeweiligen Verträgen und Vereinbarungen mit den Jugendämtern geregelt. 

Abrechnung von Fachleistungsstunden – Was gilt es zu beachten?

Die Abrechnung von Fachleistungsstunden ist ein zentraler Bestandteil der finanziellen und organisatorischen Planung in der Kinder- und Jugendhilfe. Sie stellt sicher, dass die erbrachten Leistungen korrekt erfasst und den zuständigen Kostenträgern wie den Jugendämtern ordnungsgemäß in Rechnung gestellt werden.  

Wer ist für die Abrechnung zuständig?

In der Regel sind die Träger der Jugendhilfe für die Abrechnung von Fachleistungsstunden verantwortlich. Dazu gehören sowohl private als auch öffentliche Träger, die im Bereich der sozialen Arbeit tätig sind. Sozialarbeitende und Fachkräfte, die direkt mit den Klient:innen arbeiten, müssen in der Regel die erbrachten Stunden dokumentieren, aber die tatsächliche Abrechnung erfolgt durch die Verwaltungseinheiten der Träger. 

Welche Standards und Vorschriften gelten für die Abrechnung?

Die Abrechnung von Fachleistungsstunden muss sich an den jeweils gültigen Vereinbarungen mit den Kostenträgern orientieren. Diese Vereinbarungen sind häufig in den Landesrahmenverträgen oder individuellen Leistungsvereinbarungen geregelt. Sie legen fest, welche Leistungen abgerechnet werden können, wie der Stundensatz berechnet wird und welche Anforderungen an die Dokumentation gestellt werden. Es gibt jedoch keine bundesweit einheitlichen Vorschriften, weshalb die Details je nach Bundesland oder Träger unterschiedlich sein können.  

Eine unterstützende Softwarelösung kann die komplexe Aufgabe der Abrechnung erheblich vereinfachen. Sie sorgt zudem dafür, dass alle relevanten Vorschriften und regionalen Unterschiede korrekt eingehalten werden. Mehr dazu findest Du im Abschnitt Wie somedo helfen kann. 

Herausforderungen bei der Berechnung und Abrechnung von Fachleistungsstunden

Die Berechnung und Abrechnung von Fachleistungsstunden sind eine komplexe Aufgabe, bei der mehrere Faktoren eine Rolle spielen. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen: 

  • Dokumentation der erbrachten Leistungen:  Die Dokumentation von Fachleistungsstunden ist in vielen Regionen eine zentrale Voraussetzung für die Abrechnung. Obwohl nicht überall verpflichtend, wird sie zunehmend wichtiger, um Qualitätssicherung zu gewährleisten und klientenzentriert zu arbeiten. Eine ungenaue oder unvollständige Dokumentation kann zudem zu Abrechnungsproblemen führen. 
  • Unterschiedliche Anforderungen der Kostenträger: Je nach Region oder Träger können unterschiedliche Regelungen für die Abrechnung von Fachleistungsstunden gelten. Beispielsweise ist es nicht immer möglich, indirekte Leistungen wie Fahrzeiten oder Dokumentationen abzurechnen. Diese Anforderungen müssen genau beachtet werden, um Fehler zu vermeiden. 
  • Fehlerquellen bei der Abrechnung: Häufig entstehen Fehler bei der Zuordnung der Stunden oder der Berechnung der Kosten. Diese Fehler können zu Verzögerungen oder finanziellen Nachteilen führen. Eine konsequente und korrekte Handhabung ist daher von großer Bedeutung. 

 

Wie man Fehler vermeidet

Einige Tipps, um Fehler zu vermeiden: 

  • Klare Abrechnungsrichtlinien definieren. 
  • Digitale Tools nutzen, die die Berechnung automatisieren und Fehlerquellen minimieren. 
  • Regelmäßige Schulungen für das Personal zur korrekten Dokumentation und Abrechnung. 

Wie somedo helfen kann

somedo unterstützt bei der effizienten Berechnung und Abrechnung von Fachleistungsstunden und bietet folgende Vorteile: 

  • Qualitätssicherung: Durch eine klientenzentrierte Dokumentation, die auf individuellen Zielen basiert, wird die Qualität der erbrachten Leistungen sichergestellt. Terminauswertungen helfen dabei, den Fortschritt anhand der festgelegten Ziele zu überprüfen – für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und Qualitätssicherung. 
  • Übersichtliche Dokumentation: Sowohl direkte als auch indirekte Leistungen können einfach und schnell unterwegs oder am Arbeitsplatz dokumentiert werden, sodass sie jederzeit nachvollziehbar sind. 
  • Anpassungsfähigkeit: Unser Tool ist flexibel und berücksichtigt die spezifischen Anforderungen der Träger in allen Regionen Deutschlands. Es wird kontinuierlich optimiert, um aktuelle Bedürfnisse und gesetzliche Vorgaben abzubilden. 
  • Automatisierung: Dank automatisierter Berechnungen wird der Prozess erheblich vereinfacht und Fehler reduziert. Gleichzeitig sorgen automatische Prüfungen dafür, dass Abrechnungsfehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden können. 
  • Vielfältige Abrechnungsmöglichkeiten: Ob stundensatzbasierte Abrechnung oder Pauschalmodelle, wie sie im stationären Bereich oftmals vorkommen – somedo ist flexibel anwendbar und ermöglicht die Abbildung unterschiedlicher Anforderungen. 
  • All-in-One-Lösung: somedo bietet umfassende Unterstützung bei der Klient:innenverwaltung, der exakten Leistungserfassung und der Abrechnung – speziell angepasst an die Anforderungen in der Kinder- und Jugendhilfe. 

     

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Wenn Du wissen möchtest, wie somedo Dir helfen kann Deine Arbeitsprozesse in der Kinder- und Jugendhilfe zu optimieren, kontaktiere uns für eine Online-Präsentation oder starte direkt einen kostenlosen, begleiteten Probemonat. 

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